KALİTE KOMİSYONU TOPLANTISI
|
Toplantı Tarihi |
28.02.2024 |
|
Toplantı Saati |
11.00 |
|
Toplantı Yeri |
Rektörlük Binası Senato Odası |
|
Toplantı Sayısı |
2024\1 |
TOPLANTI GÜNDEMİ
- 2023 KİDR çalışmalarının değerlendirilmesi,
- 24 Ocak tarihinde online olarak gerçekleştirilen YÖKAK KİDR toplantısının bilgi aktarımının gerçekleştirilmesi,
- Nisan ayında gerçekleştirilecek İzleme Programı süreci ile ilgili bilgi paylaşımının gerçekleştirilmesi,
- Aralık 2022 tarihinde gerçekleştirilen Dış Değerlendirme neticesinde yayınlanan Kurumsal Geri Bildirim Raporunda vurgu yapılan noktaların ele alınması ve birimlere düşen görev ve sorumlulukların belirlenmesi ile ilgili maddelerin gözden geçirilmesi,
Not-1: Kurumsal Geri Bildirim Raporuna göre yapılan çıkarımlar sonucunda birimlerimize düşen görev ve sorumluluklar EK-1’deki gibi maddeleştirilmiştir.
Not-2: İzleme Programına ilişkin bilgiler EK-2’de sunulmuştur.
TOPLANTI AKIŞI
Kaliteden sorumlu Rektör Yardımcısı ve Kalite Komisyonu Başkan Vekili Sayın Prof. Dr. Münire Kevser BAŞ hocamızın kaliteye vurgu yapan konuşması ile toplantı başladı. Kalite ile ilgili süreçlerin esasında Kurumsal Kimliğimizi tamamlamak adına halihazırda gerçekleştirmemiz gereken işlemleri içerdiğini belirterek sözü Kalite Koordinatörümüz Sayın Dr. Öğr. Üyesi Ali DURDU’ ya bıraktı.
Kalite bağlamında ele alacağımız en temel iki sorunun “Gelişmeye açık yönlerimiz nelerdir ?” ve “Güçlü yönlerimiz ne kadar sürdürülebilirdir ?” olduğunu belirterek konuşmasına başlayan Kalite Koordinatörümüz yürütücülüğünde gündem başlıkları ele alındı.
2022 yılında Dış Değerlendirme süreci ile ilgili kısa bir hatırlatma sonrasında İzleme Programı hakkında Kalite Komisyonu üyeleri bilgilendirildi.
2023 yılı KİDR çalışmaları ele alındı. Karşılaşılan zorluklar tespit edilerek gelecek yılki çalışmalarda gündeme alınmak üzere karşılaşılan bu zorlukların giderilmesi için öneriler paylaşıldı. (Konuyla ilgili ayrıntılı bilgi Tablo-1’de belirtilmiştir.)
EK-1’de bulunan maddeler incelendi ve İzleme Programı kapsamında değerlendirme sürecinin kolaylıkla tamamlanabilmesi için atılması gereken adımlar üzerine fikir alışverişinde bulunularak aşağıdaki kararlar alındı.
Tablo 1: KİDR 2023 hazırlık süresinde karşılaşılan zorluklar
|
|
Karşılaşılan Zorluk |
Çözüm Önerisi |
|
1 |
KGYS’nin yapılandırılmasından kaynaklanan kanıt girişlerinin yalnızca bölümler bazında yapılıyor olması ve fakülteler kapsamında tamamıyla fakülteyi ilgilendiren durumlarda kanıt girişlerinin yapılamaması |
KİDR 2024 çalışmalarında ele alınmak üzere KGYS’de yapılandırma değişikliğine gidilebilir ihtiyaçlara göre fakülteler yapıya eklenebilir. |
|
2 |
Raporların hazırlanmasında oluşturulan çalışma grupları yalnızca grup başkanlarının ekibindeki kalite elçilerinden oluştuğundan kurumun tamamını ilgilendiren konularda eksiklikler meydana gelmesi |
Kalite Alt Başlıklarını temel alan ve Kalite Komisyonu üyelerinin başkanlıklarında oluşturulan çalışma gruplarının alt ekipleri tüm kurumu temsil edecek şekilde yeni elçiler eklenerek genişletilmeli |
|
3 |
Rapor yazımında kullanılacak olan ve birim kalite elçilerince KGYS’ye yüklenen kanıtların alakasız ve anlamsız kanıt içermesi nedeniyle veri temizleme işlem yükünün fazla olması ve sistemden gelen kanıtlardan anlamlı bilgilere ulaşılamaması |
Kalite elçilerine yönelik kanıt oluşturma eğitimlerinin hazırlanması ve kalite elçilerinin PUKÖ döngüsü dahilinde kanıt oluşturma yeteneğinin kazandırılarak kanıt kültürü oluşturma noktasında adımlar atılması |
KARARLAR
- Kalite Komisyonu toplantılarının üç ayda bir olacak şekilde yapılarak düzenli ve sistematik bir hale getirilmesi,
- 2023 KİDR ile ilgili olarak Kalite Koordinatörlüğüne iletilen raporların hangi kanıtları içerdiğine yönelik ilgili dosyaların birimimize mail yoluyla iletilmesi,
- Kanıtların gönderilmesi ile ilgili olarak Kalite Koordinatörlüğünce Komisyon üyelerine hatırlatma maili göndermesi,
- Toplantıda bahsi geçtiği üzere EK-1’deki maddelerle ilişkili olarak birimlerimize EBYS üzerinden bilgilendirme yapılması ve değerlendirmeye hazırlık yapılmasının sağlanması,